いまさら聞けない 宛名の敬称の使い方について

こんにちは。
DMクラスターの飛田です。

メールや手紙を送る際に気を付けたいのが、宛名の敬称の使い方です。
使い方を間違えると、この人はビジネスマナーが身についていない人だなと、相手にマイナスの印象を与えてしまうことになります。

そこで本日ですが、今更聞けない、様、御中、などの宛名の敬称の使い方について簡単にご紹介させて頂きます。

ビジネスシーンでよく使う宛名の敬称の使い方

ビジネスシーンでメールや手紙を送る際に使う宛名の敬称には色々な種類があります。

『様』の使い方

『様』は個人を宛先として送る場合に使用します。
相手が目上、目下に関わらず、個人であればどんな人に対しても使うことが出来ます。
またビジネスシーンで『様』を使用する場合、漢字で『様』と表記するのが一般的です。

＜使い方の例＞
▼正しい例
株式会社圧着DM仕事人　でぃエ門　様
株式会社圧着DM仕事人　部長　でぃエ門　様

▼間違った例
株式会社圧着DM仕事人　様
株式会社圧着DM仕事人　でぃエ門部長　様

会社名など、個人が宛先でない場合に『様』は使用しません。
また、役職名が個人名の後ろにつく場合に『様』はつけません。

『御中』の使い方

『御中』は会社や団体、機関や組織、特定の部署などに宛先として送る場合に使用します。
また会社などに送付したい場合、担当者の名前を知らなくても、『御中』を使うことが出来ます。

＜使い方の例＞
▼正しい例
株式会社圧着DM仕事人　御中
株式会社圧着DM仕事人　業務部　御中

▼間違った例
株式会社圧着DM仕事人　でぃエ門　御中
株式会社圧着DM仕事人　御中　でぃエ門　様
株式会社圧着DM仕事人　業務部　ご担当者様　御中

個人宛の場合は『御中』は使用しません。
『御中』と『様』は併用しません。
ご担当者様と送る場合、『御中』は使用しません。

『殿』の使い方

『殿』は一般的に目上の人から目下の人に対して、名前や役職の後につけて使う敬称です。
男女関係なく使用することが出来ますが、取引先やお客様に使うと失礼に当たるため注意が必要となります。
また『殿』を使うと、硬いイメージにとらえられてしまうこともあるため、現在ではどうしても『殿』を使う理由がなければ『様』を代わりに使うことをオススメします。

＜使い方の例＞
▼正しい例
株式会社圧着DM仕事人　でぃエ門　殿

▼間違った例
株式会社圧着DM仕事人　業務部　殿

会社名などに『殿』は使用しません。

『各位』の使い方

複数宛に、それぞれ同一の文章を出す場合に使用します。
また『各位』は、社内や目上の人に使っても失礼には当たりませんので、
お知らせなど、多くの人にお知らせしたい時は『各位』を使うと便利です。

＜使い方の例＞
▼正しい例
得意先各位
株主各位
お客様各位

▼間違った例
担当者様各位
各位様

『各位』＝皆様という意味のため、『各位』という言葉の中にすでに『様』といった敬称が含まれています。
そのため、『様』と『各位』を併用することが出来ません。

ただし”お客様各位”に関しては、本来であれば二重敬語を避けるため、”お客各位”となるのですが、この場合ですと違和感を感じるため”お客様各位”が一般的となっています。

宛名書き換えについて

返信用はがきなどに記載されている宛名には敬称が付いていないのが一般的です。
これは相手が自分自身に敬称をつかうことを避けるためで、一般的に先方の宛名の後ろに『行』と記載されています。

返信をする際には、『行』に二重線を書いて消し、その横に『御中』『様』と記載します。
ちなみに宛名が縦書きの際には、右上から左下にかけて二重線を斜めに引いて消します。
横書きの際には、真横に二重線を引いて消します。
修正液で消すのはマナー違反です。
相手に対して「あなたがかいたのは間違っていたので訂正しましたよ」という意味になってしまい、非常に失礼な行為となってしまうため、注意しましょう。

最後に…

簡単に敬称について説明させて頂きましたがいかがでしたでしょうか？

普段何気に使っている宛名の敬称も、改めてみると色々な種類があり、使い分けられていることがわかります。
ビジネスの場では間違いなく使えていることが当たり前で、逆に間違って使用してしまうと、この人はビジネスマナーが出来ていない人と思われてしまいます。
長年勤務されている方でも、間違った使用法をしている場合もありますので、定期的に見直すことをオススメします。

圧着DM仕事人では、宛名ラベルの印刷や宛名印字などのサービスも行っております。
宛名リストと一緒に、宛名印字用のレイアウトにてお客様の希望に合わせてご指示頂くことで、ご希望のレイアウトにて住所や会社名、お名前や敬称を印字することが出来ます。

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ご連絡心よりお待ちしております！

最後までお読みいただきましてありがとうございました。