こんにちは。
DMクラスターの飛田です。
電話やメールでの連絡がメインとなっている昨今では、手紙でのやり取りは少なくなったといわれていますが、日本には文章で気持ちを伝えるという習慣があり、礼儀作法を大切にするという文化があります。
そのため企業や個人に近況を伝える挨拶状にこの便利なツールを使ってしまうと、
『この人は感謝の気持ちを簡略化してしまっているのだな』
という印象を相手に持たれてしまう恐れがあります。
そこで本日は挨拶状ついて簡単にご紹介をさせて頂きます。
挨拶状の文章
挨拶状は相手にとって理解しやすい文章である必要があります。
個性的な文章もいいのですが、相手に伝わりにくい文章となってしまう可能性があるため、一般的な形式にそって書くことをオススメします。
また一文が長すぎると相手にとって読みにくい文章となってしまいますため、余計な装飾後は省き、すぐに相手に伝わる内容になるように心がけます。
挨拶状を出すタイミング
挨拶状には届けるのに適した時期というものがあります。
早すぎると相手の印象に残りにくく、遅すぎては相手に失礼になってしまいます。
挨拶状の内容によって、タイミングは異なりますが、目安の一例をあげますと…
＜挨拶状＞
| 会社設立、開業 | 開業の1ヶ月前～2週間前に届くように |
| 事務所移転 | 移転の1か月前には届くように |
| 転勤・転任通知 | 告知許可がでてから移動日までに |
＜案内状・招待状＞
| 案内状・招待状 | 2～3ヶ月前までに |
＜季節の挨拶状＞
| 年賀状 | 1月1日～1月7日（松の内） |
| 寒中見舞い | 1月8日（松の内があけた）～2月3日の節分までに |
| 余寒見舞い | 2月4日～2月下旬 |
| 暑中見舞い | 7月7日～8月7日（立秋頃） |
| 残暑見舞い | 8月8日（立秋頃）～8月末頃 |
| 喪中欠礼 | 11月上旬～12月上旬 |
＜お礼状＞
| 贈り物を頂いたお礼 | 出来るだけその日のうちか翌日（遅くとも3日以内） |
| お世話になったお礼 | 出来るだけその日のうちか翌日（遅くとも3日以内） |
| お見舞いへのお礼 | 病状が落ち着いてから |
＜お詫び状＞
| お詫び状 | 出来るだけその日のうちに（遅くとも3日以内） |
＜弔事の手紙＞
| 死亡通知（葬儀後に送るもの | 初七日頃をめどに出来るだけ早く |
| お悔み状 | 訃報を聞いたらすぐに |
| 会葬礼状 | 葬儀の会場で返礼品と共に手渡す |
| 法令の案内状 | 1～2ヶ月前までに |
| 忌明けの挨拶状・香典返し | 忌明けの法要を終えたらすぐに |
最後に…
挨拶状はマナーが重視される儀礼的な文章であるため、入れる封筒は宛名面と裏面ともに縦書きで書くのが一般的です。
また最近はパソコンで作成した宛名ラベルを貼りつけた封筒もよくみかけますが、気持ちをより相手に伝えたいのであれば、手書きで書くことをお勧めします。
圧着DM仕事人では、事務所移転の挨拶状、社長就任の挨拶状、同窓会案内などといった案件も受け付けております。
ご要望がございましたら、専任スタッフが発注から納品までしっかりと対応させて頂きますので、ご連絡お待ちしております。
（平日：9:30～18:00）
最後までお読みいただきましてありがとうございました。
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