信書について

こんにちは。圧着DM仕事人の松田です。
お客様から『送料を抑えてダイレクトメールをお送りしたい』などとご相談を頂くことが多々ございますが、どうしても内容によってはご希望に添えない場合がございます。

今回は、規定以外の方法で送ると、罰せられる可能性もある【信書】に関して、ご説明をさせて頂きます。

信書って？

【信書】という言葉ですが、あまりご存じではない方もいらっしゃるのではないでしょうか？
信書に関しましては定義が決められており、
総務省に記載されております「信書のガイドライン」では下記のような文言が記載されております。

「信書」とは、
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されています。

「特定の受取人」とは、
差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者です。

「意思を表示し、又は事実を通知する」とは
差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えることです。

「文書」とは、
文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことです（電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません。）。

またこちらのガイドラインに記載されております電磁的記録物ですが、CDやDVD、USBメモリ、HDDなどが該当し、そこに入っている情報が、人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録になります。

信書に該当するものしないもの

では実際に信書に実際に該当するものと該当しないものを分けてみました。

＜信書に該当する文書＞

■書状

■請求書の類
【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト（診療報酬明細書等）、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書

■会議招集通知の類
【類例】結婚式等の招待状、業務を報告する文書

■許可書の類
【類例】免許証、認定書、表彰状
※カード形状の資格の認定書なども含みます。

■証明書の類
【類例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し、◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書

■ダイレクトメール
・文書自体に受取人が記載されている文書
・商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文章

＜該当しない文書＞

■書籍の類
【類例】新聞、雑誌、会報、会誌、手帳、カレンダー、ポスター、◇講習会配布資料、◇作文、◇研究論文、◇卒業論文、◇裁判記録、◇図面、◇設計図書

■カタログ

■小切手の類
【類例】手形、株券、◇為替証書

■プリペイドカードの類
【類例】商品券、図書券、◇プリントアウトした電子チケット

■乗車券の類
【類例】航空券、定期券、入場券

■クレジットカードの類
【類例】キャッシュカード、ローンカード

■会員カードの類
【類例】入会証、ポイントカード、マイレージカード

■ダイレクトメール
・専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの
・専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの

■その他
◇説明書の類（市販の食品・医薬品・家庭用又は事業用の機器・ソフトウェアなどの取扱説明書・解説書・仕様書、定款、約款、目論見書）、◇求人票、◇配送伝票、◇名刺、◇パスポート、◇振込用紙、◇出勤簿、◇ナンバープレート

◇印は総務省における個々の相談において判断された事例。

違いについて

なんとなく想像ができたようなできないような状態かもしれませんが、該当するものと該当しないもの大きな違いは、
『特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書』
こちらに該当するかしないかの点です。

ざっくり簡単に言いますと、
『●●様、××会員の皆様、◆◆大学卒業生の皆様、などといったお名前が記載されているかどうか』になります。
そのため、カタログやイベント告知など、不特定多数に対する通知文書は【信書】には該当しません。

また信書ですが、現在信書を送ることができるのは、「日本郵便株式会社」と「特定信書便事業者」だけです。
かつ信書が送ることができる日本郵便のサービスのうち、実は『ゆうパック』『ゆうメール』『ゆうパケット』『クリックポスト』などは送付することができないなど、色々制約もあります。
これを知らずに誤った方法で送付してしまいますと、郵便法違反に問われることになってしまいます。

最後に

コストを抑えて早く送るのはもちろんですが、法律に違反する方法で送ってしまえば、知らなかったではすまされません。
また送りたいものが信書なのかどうなのか、信書の場合、どこのどのサービスで送るのが一番いいのか判断するのがなかなか難しいものでありますので、
『よくわからない！！』と思われましたら、発送業者、または発送代行業者にご相談いただくのが一番簡単ではないかと思います。

また弊社ではダイレクトメール発送代行業務も行っておりますので、もしご依頼時に『これはこの送り方でいいのかな』であったり、何か迷うものがございましたら、遠慮なくご相談ください。
ご依頼いただきました内容が信書なのかどうかを見極めつつ、お客様に最適な内容にてご提案させて頂きます。

▼お問い合わせフォーム
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0120-811-400　（平日：9:30～18:00）

最後までお読みいただきありがとうございます。
少しでも参考になればと思います。